RAID
PENDAHULUAN
Beberapa sistem RAID dapat didesain untuk terus berjalan, meskipun terjadi kegagalan. Beberapa hard disk yang mengalami kegagalan tersebut dapat diganti saat sistem menyala (hot-swap) dan data dapat diperbaiki secara otomatis. Sistem lainnya mungkin mengharuskan shutdown ketika data sedang diperbaiki. Karenanya, RAID sering digunakan dalam sistem-sistem yang harus selalu on-line, yang selalu tersedia (highly available), dengan waktu down-time yang, sebisa mungkin, hanya beberapa saat saja.
Pada umumnya, RAID diimplementasikan di dalam komputer server, tapi bisa juga digunakan di dalam workstation. Penggunaan di dalam workstation umumnya digunakan dalam komputer yang digunakan untuk melakukan beberapa pekerjaan seperti melakukan penyuntingan video/audio.
PEMBAHASAN
Pada tahun 1978, Norman Ken Ouchi dari International Business Machines (IBM) dianugerahi paten Amerika Serikat dengan nomor 4092732 dengan judul “System for recovering data stored in failed memory unit”. Klaim untuk paten ini menjelaskan mengenai apa yang kemudian dikenal sebagai RAID 5. Istilah RAID pertama kali didefinisikan oleh David A. Patterson, Garth A. Gibson dan Randy Katz dari University of California, Barkeley, Amerika Serikat pada tahun 1987, yaitu 9 tahun setelah paten yang dimiliki oleh Norman Ken Ouchi.
Mereka bertiga mempelajari tentang kemungkinan penggunaan dua hard disk atau lebih agar terlihat sebagai sebuah perangkat tunggal oleh sistem yang menggunakannya, dan mereka kemudian mempublikasikannya ke dalam bentuk sebuah paper berjudul “A case for Redundant Arrays of Inexpensive Disks (RAID)” pada bulan Juni 1988 pada saat konferensi SIGMOD. Spesifikasi tersebut menyodorkan beberapa RAID level atau kombinasi dari drive-drive tersebut. Setiap RAID level tersebut secara teoritis memiliki kelebihan dan kekurangan. Satu tahun berselang, implementasi RAID pun mulai banyak muncul ke permukaan. Sebagian besar implementasi tersebut memang secara substansial berbeda dengan RAID level yang asli yang dibuat oleh Patterson dan kawan-kawan, tapi implementasi tersebut menggunakan nomor yang sama dengan apa yang ditulis oleh Patterson.
Seiring dengan perkembangan zaman, level dan implementasi RAID pun berkembang. Oleh karena itu, penulis menyusun sebuah makalah dengan judul “Konsep RAID dan Impelementasinya” agar dapat mengetahui level dan implementasi RAID pada saat sekarang.
A. Pengertian RAID
RAID, singkatan dari Redundant Array of Independent Disks merujuk kepada sebuah teknologi di dalam penyimpanan data komputer yang digunakan untuk mengimplementasikan fitur toleransi kesalahan pada media penyimpanan komputer (terutama hard disk) dengan menggunakan cara redundansi (penumpukan) data, baik itu dengan menggunakan perangkat lunak, maupun unit perangkat keras RAID terpisah. Kata “RAID” juga memiliki beberapa singkatan Redundant Array of Inexpensive Disks, Redundant Array of Independent Drives, dan juga Redundant Array of Inexpensive Drives. Teknologi ini membagi atau mereplikasi data ke dalam beberapa hard disk terpisah. RAID didesain untuk meningkatkan keandalan data dan meningkatkan kinerja I/O dari hard disk.
RAID juga merupakan organisasi disk memori yang mampu menangani beberapa disk dengan sistem akses paralel dan redudansi ditambahkan untuk meningkatkan reliabilitas. Kerja paralel ini menghasilkan resultan kecepatan disk yang lebih cepat.
B. Konsep RAID
Sejak pertama kali diperkenalkan, RAID dibagi ke dalam beberapa skema, yang disebut dengan “RAID Level”. Pada awalnya, ada lima buah RAID level yang pertama kali dikonsepkan, tetapi seiring dengan waktu, level-level tersebut berevolusi, yakni dengan menggabungkan beberapa level yang berbeda dan juga mengimplementasikan beberapa level proprietary yang tidak menjadi standar RAID.
RAID menggabungkan beberapa hard disk fisik ke dalam sebuah unit logis penyimpanan, dengan menggunakan perangkat lunak atau perangkat keras khusus. Solusi perangkat keras umumnya didesain untuk mendukung penggunaan beberapa hard disk secara sekaligus, dan sistem operasi tidak perlu mengetahui bagaimana cara kerja skema RAID tersebut. Sementara itu, solusi perangkat lunak umumnya diimplementasikan di dalam level sistem operasi, dan tentu saja menjadikan beberapa hard disk menjadi sebuah kesatuan logis yang digunakan untuk melakukan penyimpanan.
Ada beberapa konsep kunci di dalam RAID: mirroring (penyalinan data ke lebih dari satu buah hard disk), striping (pemecahan data ke beberapa hard disk) dan juga koreksi kesalahan, di mana redundansi data disimpan untuk mengizinkan kesalahan dan masalah untuk dapat dideteksi dan mungkin dikoreksi (lebih umum disebut sebagai teknik fault tolerance/toleransi kesalahan).
Level-level RAID yang berbeda tersebut menggunakan salah satu atau beberapa teknik yang disebutkan di atas, tergantung dari kebutuhan sistem. Tujuan utama penggunaan RAID adalah untuk meningkatkan keandalan/reliabilitas yang sangat penting untuk melindungi informasi yang sangat kritis untuk beberapa lahan bisnis, seperti halnya basis data, atau bahkan meningkatkan kinerja, yang sangat penting untuk beberapa pekerjaan, seperti halnya untuk menyajikan video on demand ke banyak penonton secara sekaligus.
Konfigurasi RAID yang berbeda-beda akan memiliki pengaruh yang berbeda pula pada keandalan dan juga kinerja. Masalah yang mungkin terjadi saat menggunakan banyak disk adalah salah satunya akan mengalami kesalahan, tapi dengan menggunakan teknik pengecekan kesalahan, sistem komputer secara keseluruhan dibuat lebih andal dengan melakukan reparasi terhadap kesalahan tersebut dan akhirnya “selamat” dari kerusakan yang fatal.
Teknik mirroring dapat meningkatkan proses pembacaan data mengingat sebuah sistem yang menggunakannya mampu membaca data dari dua disk atau lebih, tapi saat untuk menulis kinerjanya akan lebih buruk, karena memang data yang sama akan dituliskan pada beberapa hard disk yang tergabung ke dalam larik tersebut.
Teknik striping, bisa meningkatkan performa, yang mengizinkan sekumpulan data dibaca dari beberapa hard disk secara sekaligus pada satu waktu, akan tetapi bila satu hard disk mengalami kegagalan, maka keseluruhan hard disk akan mengalami inkonsistensi. Teknik pengecekan kesalahan / koreksi kesalahan juga pada umumnya akan menurunkan kinerja sistem, karena data harus dibaca dari beberapa tempat dan juga harus dibandingkan dengan checksum yang ada. Maka, desain sistem RAID harus mempertimbangkan kebutuhan sistem secara keseluruhan, sehingga perencanaan dan pengetahuan yang baik dari seorang administrator jaringan sangatlah dibutuhkan. Larik-larik RAID modern umumnya menyediakan fasilitas bagi para penggunanya untuk memilih konfigurasi yang diinginkan dan tentunya sesuai dengan kebutuhan.
Beberapa sistem RAID dapat didesain untuk terus berjalan, meskipun terjadi kegagalan. Beberapa hard disk yang mengalami kegagalan tersebut dapat diganti saat sistem menyala (hot-swap) dan data dapat diperbaiki secara otomatis. Sistem lainnya mungkin mengharuskan shutdown ketika data sedang diperbaiki. Karenanya, RAID sering digunakan dalam sistem-sistem yang harus selalu on-line, yang selalu tersedia (highly available), dengan waktu down-time yang, sebisa mungkin, hanya beberapa saat saja.
C. Struktur RAID
Disk memiliki resiko untuk mengalami kerusakan. Kerusakan ini dapat berakibat turunnya kinerja atau pun hilangnya data. Meski pun terdapat backup data, tetap saja ada kemungkinan data yang hilang karena adanya perubahan setelah terakhir kali data di-backup. Karenanya reliabilitas dari suatu disk harus dapat terus ditingkatkan.
Berbagai macam cara dilakukan untuk meningkatkan kinerja dan juga reliabilitas dari disk. Biasanya untuk meningkatkan kinerja, dilibatkan banyak disk sebagai satu unit penyimpanan. Tiap-tiap blok data dipecah ke dalam beberapa subblok, dan dibagi-bagi ke dalam disk-disk tersebut. Ketika mengirim data disk-disk tersebut bekerja secara paralel, sehingga dapat meningkatkan kecepatan transfer dalam membaca atau menulis data. Ditambah dengan sinkronisasi pada rotasi masing-masing disk, maka kinerja dari disk dapat ditingkatkan. Cara ini dikenal sebagai RAID. Selain masalah kinerja RAID juga dapat meningkatkan realibilitas dari disk dengan jalan melakukan redundansi data.
Tiga karakteristik umum dari RAID ini, yaitu :
1. RAID adalah sekumpulan disk drive yang dianggap sebagai sistem tunggal disk.
2. Data didistribusikan ke drive fisik array.
3. Kapasitas redunant disk digunakan untuk menyimpan informasi paritas, yang menjamin recoveribility data ketika terjadi masalah atau kegagalan disk.
Jadi, RAID merupakan salah satu jawaban masalah kesenjangan kecepatan disk memori dengan CPU dengan cara menggantikan disk berkapasitas besar dengan sejumlah disk-disk berkapasitas kecil dan mendistribusikan data pada disk-disk tersebut sedemikian rupa sehingga nantinya dapat dibaca kembali.
D. Level RAID
RAID dapat dibagi menjadi 8 level yang berbeda :
1. RAID level 0
RAID level 0 menggunakan kumpulan disk dengan striping pada level blok, tanpa redundansi. Jadi hanya menyimpan melakukan striping blok data ke dalam beberapa disk. Level ini sebenarnya tidak termasuk ke dalam kelompok RAID karena tidak menggunakan redundansi untuk peningkatan kinerjanya.
2. RAID level 1
RAID level 1 ini merupakan disk mirroring, menduplikat setiap disk. Cara ini dapat meningkatkan kinerja disk, tetapi jumlah disk yang dibutuhkan menjadi dua kali lipat, sehingga biayanya menjadi sangat mahal. Pada level 1 (disk duplexing dan disk mirroring) data pada suatu partisi hard disk disalin ke sebuah partisi di hard disk yang lain sehingga bila salah satu rusak , masih tersedia salinannya di partisi mirror.
3. RAID level 2
RAID level 2 ini merupakan pengorganisasian dengan error-correcting-code (ECC). Seperti pada memori di mana pendeteksian terjadinya error menggunakan paritas bit. Setiap byte data mempunyai sebuah paritas bit yang bersesuaian yang merepresentasikan jumlah bit di dalam byte data tersebut di mana paritas bit=0 jika jumlah bit genap atau paritas=1 jika ganjil. Jadi, jika salah satu bit pada data berubah, paritas berubah dan tidak sesuai dengan paritas bit yang tersimpan. Dengan demikian, apabila terjadi kegagalan pada salah satu disk, data dapat dibentuk kembali dengan membaca error-correction bit pada disk lain.
4. RAID level 3
RAID level 3 merupakan pengorganisasian dengan paritas bit interleaved. Pengorganisasian ini hampir sama dengan RAID level 2, perbedaannya adalah RAID level 3 ini hanya memerlukan sebuah disk redundan, berapapun jumlah kumpulan disk-nya. Jadi tidak menggunakan ECC, melainkan hanya menggunakan sebuah bit paritas untuk sekumpulan bit yang mempunyai posisi yang sama pada setiap disk yang berisi data. Selain itu juga menggunakan data striping dan mengakses disk-disk secara paralel.
5. RAID level 4
RAID level 4 merupakan pengorganisasian dengan paritas blok interleaved, yaitu menggunakan striping data pada level blok, menyimpan sebuah paritas blok pada sebuah disk yang terpisah untuk setiap blok data pada disk-disk lain yang bersesuaian. Jika sebuah disk gagal, blok paritas tersebut dapat digunakan untuk membentuk kembali blok-blok data pada disk yang gagal tadi. Kecepatan transfer untuk membaca data tinggi, karena setiap disk-disk data dapat diakses secara paralel. Demikian juga dengan penulisan, karena disk data dan paritas dapat ditulis secara paralel.
6. RAID level 5
RAID level 5 merupakan pengorganisasian dengan paritas blok interleaved tersebar. Data dan paritas disebar pada semua disk termasuk sebuah disk tambahan. Pada setiap blok, salah satu dari disk menyimpan paritas dan disk yang lainnya menyimpan data. Sebagai contoh, jika terdapat kumpulan dari 5 disk, paritas blok ke n akan disimpan pada disk (n mod 5) + 1; blok ke n dari empat disk yang lain menyimpan data yang sebenarnya dari blok tersebut. Sebuah paritas blok tidak menyimpan paritas untuk blok data pada disk yang sama, karena kegagalan sebuah disk akan menyebabkan data hilang bersama dengan paritasnya dan data tersebut tidak dapat diperbaiki. Penyebaran paritas pada setiap disk ini menghindari penggunaan berlebihan dari sebuah paritas disk seperti pada RAID level 4.
7. RAID level 6
RAID level 6 disebut juga redundansi P+Q, seperti RAID level 5, tetapi menyimpan informasi redundan tambahan untuk mengantisipasi kegagalan dari beberapa disk sekaligus. RAID level 6 melakukan dua perhitungan paritas yang berbeda, kemudian disimpan di dalam blok-blok yang terpisah pada disk-disk yang berbeda. Jadi, jika disk data yang digunakan sebanyak n buah disk, maka jumlah disk yang dibutuhkan untuk RAID level 6 ini adalah n+2 disk. Keuntungan dari RAID level 6 ini adalah kehandalan data yang sangat tinggi, karena untuk menyebabkan data hilang, kegagalan harus terjadi pada tiga buah disk dalam interval rata-rata untuk perbaikan data (Mean Time To Repair atau MTTR). Kerugiannya yaitu penalti waktu pada saat penulisan data, karena setiap penulisan yang dilakukan akan mempengaruhi dua buah paritas blok.
8. RAID level 0+1 dan 1+0
RAID level 0+1 dan 1+0 ini merupakan kombinasi dari RAID level 0 dan 1. RAID level 0 memiliki kinerja yang baik, sedangkan RAID level 1 memiliki kehandalan. Namun, dalam kenyataannya kedua hal ini sama pentingnya. Dalam RAID 0+1, sekumpulan disk di-strip, kemudian strip tersebut di-mirror ke disk-disk yang lain, menghasilkan strip-strip data yang sama. Kombinasi lainnya yaitu RAID 1+0, di mana disk-disk di-mirror secara berpasangan, dan kemudian hasil pasangan mirrornya di-strip. RAID 1+0 ini mempunyai keuntungan lebih dibandingkan dengan RAID 0+1. Sebagai contoh, jika sebuah disk gagal pada RAID 0+1, seluruh strip-nya tidak dapat diakses, hanya sebagian strip saja yang dapat diakses, sedangkan pada RAID 1+0, disk yang gagal tersebut tidak dapat diakses, tetapi pasangan mirror-nya masih dapat diakses, yaitu disk-disk selain dari disk yang gagal.
E. Implementasi RAID
Pada umumnya, RAID diimplementasikan di dalam komputer server, tapi bisa juga digunakan di dalam workstation. Penggunaan di dalam workstation umumnya digunakan dalam komputer yang digunakan untuk melakukan beberapa pekerjaan seperti melakukan penyuntingan video/audio. Implementasi RAID, selain secara hardware (dengan RAID controller) juga dapat dilakukan secara software, misalnya pada Microsoft Windows NT 4.0.
KESIMPULAN
Tujuan utama penggunaan RAID adalah untuk meningkatkan keandalan/reliabilitas yang sangat penting untuk melindungi informasi yang sangat kritis untuk beberapa lahan bisnis, seperti halnya basis data, atau bahkan meningkatkan kinerja, yang sangat penting untuk beberapa pekerjaan, seperti halnya untuk menyajikan video on demand ke banyak penonton secara sekaligus.
DAFTAR PUSTAKA
http://id.wikipedia.org/wiki/RAID
http://bebas.vlsm.org/v06/Kuliah/SistemOperasi/2003/47/produk/SistemOperasi/c75.html (diakses tanggal 8-5-2008))
http://kambing.ui.edu/bebas/v06/Kuliah/SistemOperasi/BUKU/bahan/bahan-bab7.pdf (diakses tanggal 8-5-2008)
http://www.sukainternet.com/?pilih=komputer_view&idk=1169535453&kl=1
http://fadli-tn.info/
http://www.modernw4r3.tk
Sabtu, 01 Januari 2011
KONSEP MANAJEMEN INFORMASI & PERANAN PADA PERUSAHAAN
Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Namun selain itu, beberapa ahli seperti Follet menganggap manajemen adalah sebuah seni. Hal ini disebabkan oleh kepemimpinan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan sulit dipelajari.
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.
Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.
PEMBAHASAN
KONSEP MANAJEMEN INFORMASI
Bagi banyak orang, kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik, sekretaris, arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor dan manajer. Latar di atas sering melibatkan produk fisik – surat, memorandum, dan laporan yang ditulis; pernyataan dan nota yang disiapkan; catatan dan rekaman; lemari berkas yang berisi salinan arsip. Kantor ini ada wujudnya, tapi bagi mahasiswa manajemen perkantoran administratif, ini merupakan gambaran umum sebuah kantor.
Berbeda dengan kantor dulu, dunia kantor sekarang terus berkembang. Latarnya lebih luas, tergantung pada sistem mesin elektronik yang mempengaruhi organisasi. Dunia kantor baru, tidak menekankan pada data atau formulir, tapi pada informasi. Bukan pada mesin, tapi pada sistem dimana mesin dan pegawai berfungsi.
Manajemen kantor administratif, mirip dengan manajemen informasi, menjadi bidang kerja dinamis yang terdiri dari sistem administrasi, proses data, reprografis, proses kata, manajemen data, telekomunikasi dan mikrografis. Perubahan yang membawa pandangan baru dunia kantor memberi spesialisasi untuk banyak pekerja dan perlunya manajer kantor administrasi yang memiliki pengetahuan yang luas.
FUNGSI MANAJEMEN KANTOR ADMINISTRATIF
Manajemen juga berlaku pada manajemen fungsi kantor. Manajer kantor bertanggung jawab merencanakan, mengorganisasi dan mengotrol semua kegiatan perusahaan dan mengarahkan orang untuk mencapai tujuan perusahaan.
Fungsi manajemen kantor terbatas pada layanan berkas dan pegawai. Adanya perkembangan zaman dan metode informasi muncul tuntutan agar informasi dan krputusan dilakukan lebih cepat. Manajemen mulai tergantung pada kekuatan kantor karena teknologi komunikasi dan komputer memberi kekuatan proses informasi kepada kantor yang lebih besar. Konsep ”kantor satu departemen” memperluas konsep manajemen administratif yang lebih terpusat.
Selama awal 1960-an, fungsi kantor menjadi manajemen informasi. Konsep ini memberi tanggung jawab yang luas untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menelusuri, dan distribusi informasi. Di bab 2, kegiatan ini mewakili sistem prosedur pengolahan siklus informasi; dan jika dilakukan dengan baik, menjadi bidang studi. Sehingga, sistem informasi menjadi disiplin akademik yang muncul dari penerapan teknologi informasi. Tugas kantor lama seperti komunikasi lisan dan tulisan, mengolah dan melaporkan, penyimpanan data, akunting, dan pemberkasan masih ada, tapi diperbarui.
Lingkup dan tanggung jawab manajemen kantor administratif dalam buku ini menganalisa setiap fungsi manajerial yang ada dalam kegiatan kantor. Urutan – merencanakan, mengorganisir, mearahkan dan mengarahkan – fungsi ini diringkas pada gambar 1-2.
Peran Manajer Kantor Administratif
Sebagai pihak utama dalam pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penelusuran, dan distribusi informasi, manajemen kantor administratif berperan penting dalam proses pembuatan keputusan. Tugas manajer adalah pengambil keputusan, dengan biaya rendah, dengan informasi yang akurat, dapat diakses, dan berguna.
Tidak ada manajer yang memiliki tanggung jawab yang sama. Di satu perusahaan, manajer kantor menjadi akuntan, yang mengawasi korespondesi, surat, berkas, dan administrasi umum. Di perusahan lain, manajer kantor bertanggung jawab sebagai manajer personalia atau manajer kredit dengan berbagai tugas pengawasan. Di perusahaan lain, manajer kantor menjadi eksekutif yang bertanggung jawab memberikan layanan bagi semua divisi, berupa surat, manajemen arsip, proses kata, layanan kurir, telekomunikasi dan pemeliharaan kantor.
Meski memiliki tanggung jawab berbeda, hampir semua manajer melakukan kegiatan yang sama. Dalam studi analisa peran manajer kantor, Schmidt dan Lappe menemukan dari semua manajer kantor yang disurvey, 3 kegiatan yang sering dilakukan adalah merekrut pegawai, analisa pekerjaan dan komunikasi tertulis (surat dan laporan). Temuan yang sama diperoleh dalam studi oleh Smith dan Warner yang menemukan bahwa manajer kantor sering melakukan komunikasi lisan dan tulisan, dan lisan dua kali lebih sering dibanding tulisan. Smith dan Warner juga menemukan bahwa banyak waktu manajer kantor digunakan untuk hubungan personalia – merekrut, melatih dan mempromosikan pegawai – dan dalam sistem analisa.
Perbedaan tanggung jawab manajer kantor disebabkan beberapa faktor, antara lain ukuran organisasi, di perusahaan besar yang mayoritas outputnya adalah pengolahan informasi, volume layanan sangat besar sehingga memerlukan pengawasan manajer kantor. Sebaliknya di perusahaan kecil, staf pabrik maerupakan sumber kegiatan bisnis utama, kegiatan layanan kantor dapat dilakukan oleh akuntan, pengawas, bendahara, manajer kredit, atau manajer personalia.
Manajer kantor bergabung dalam berbagai organisasi profesionis, seperti Asosiasi Manajemen Pengolahan Data, Asosiasi Manajemen dan Administrator Data, dan sebagainya. Organisasi ini beranggotakan orang-orang yang bekerja di bidang manajemen kantor adminitratif. Organisasi ini mengembangkan pengetahuan dan teknik manajemen. Pada tahun 1970, dibuat program sertifikasi manajer administratif. Kandidatnya terbuka untuk semua pegawai manajemen, untuk menjadi anggota harus memenuhi 5 standar : (1) lulus ujuan sertifikasi C.A.M yang terdiri dari manajemen personalia, manajemen keuangan, kontrol dan ekonomi, layanan administratif, dan sistem manajemen informasi, (2) berpengalaman di tingkat manajemen administratif selama 2 tahun, (3) menyerahkan referensi dari orang terkemuka, (4) memberikan bukti kemampuan memimpin, dan (5) menunjukkan bukti keahlian komunikasi. Program sertifikasi ini untuk memperluas cakupan dan tanggung jawab manajer di perkantoran modern.
Manajemen Informasi Masa Depan
Dimensi baru fungsi manajemen adalah proses mengubah informasi menjadi aksi. Semua tingkat manajerial ingin memperbaiki rasionalitas keputusan yang didasarkan pada informasi yang andal. Faktor ekonomi era 1970-an dan proyeksi kegiatan abad 20 berpengaruh pada dimensi baru ini.
Menurut Dinas Tenaga Kerja tahun 1985, penduduk Amerika Serikat mengalami peningkatan dibanding tahun 1972. Angkatan kerja juga meningkat dibanding sebelumnya. Tingkat pengangguran diharapkan turun. Periode 1972-1985, GNP mengalami peningkatan, ketika tingkat inflasi turun sampai 8,3% tahun 1985. Belanja pemerintah juga mengalami peningkatan.
Meningkatnya penduduk, angkatan kerja, pendapatan masyarakat, menyebabkan pernintaan terhadap barang dan jasa bertambah. Meningkatnya belanja pemerintah, memerlukan lebih banyak komunikasi, lebih banyak administrasi, lebih banyak konsumsi energi, dan lebih banyak pajak dan regulasi; singkatnya, lebih banyak informasi. Lingkup pengambilan keputusan lebih bersifat internasional, keputusan menjadi lebih rumit. Karena terlalu banyak fakta dan data dalam proses keputusan, menimbulkan kebingungan dan kekacauan. Kebutuhan masa depan bukan informasi, tapi penanganan informasi. Seseorang harus dapat memberikan informasi yang dapat memecahkan masalah. Peran manajer informasi dalam sistem masa depan menjadi sangat penting karena penggunaan komputer canggih untuk distribusi informasi dan intelijen.
Tahun 1980-an, manajemen dipimpin oleh presiden dan eksekutif yang melapor pada presiden, dibantu 3 wakil presiden, salah satunya wakil presiden bidang informasi. Wakil presiden ini bertanggung jawab mengelola pusat komputer, arus informasi, manajemen kantor, program kesehatan, pelatihan, humas, dan litbang. Manajer informasi dan fungsi informasi mulai berkembang di perusahaan besar. Selain ahli di bidang administrasi manajemen, manajer informasi harus memiliki keahlian dan pengalaman sebagai analis informasi, ahli manajemen data, manajer proses data, dan ahli komunikasi. Manajer harus mengetahui konsep dan sistem mesin, kemampuan konseptual untuk mengatur, keahlian menangani pegawai dalam team informasi. Posisi ini memerlukan pengalaman dan pendidikan untuk mengatur fungsi informasi dalam perusahaan.
Manajer kantor administratif selalu menjadi manajer informasi. Ia bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem yang baik, pegawai yang efisien, dan peralatan yang andal. Adanya alat, program dan sistem teknologi baru, menjadikan tangung jawab manajer meluas ke seluruh perusahaan, sehingga informasi dapat ditemukan dimana-mana.
Konsep sistem informasi manajemen menggabungkan semua fungsi informasi perusahaan dalam suatu jaringan informasi. Jaringan ini ada pada gambar 1-3 dimana fungsi koordinasi (pusat informasi) merupakan pusat intelijen atau basis data organisasi. Jaringan ini secara teori memberi akses ke semua data dan informasi dalam perusahaan. Jaringan ini menggabungkan sumber informasi tentang pelanggan, sumber pasokan dan info produk, serta informasi keuangan dan pasar. Informasi tersebut diperoleh dari lingkungan eksternal dan dimasukkan ke lingkungan internal. Fungsi informasi ini dikelola dalam sistem informasi terpusat di banyak perusahaan besar dan badan pemerintahan. Sistem ini kompleks, melibatkan posisi baru, peralatan baru, dan reorganisasi, yang direncanakan dalam beberapa tahap selama bertahun-tahun.
Dalam ruang lingkup yang lebih luas, informatika meliputi beberapa aspek:
ilmu informasi yang mempelajari tentang cara pengumpulan, klasifikasi, manipulasi penyimpanan, pengaksesan, dan penyebarluasan informasi untuk keperluan sosial dan kemasyarakatan secara menyeluruhilmu komputer dan teknik komputer yang mempelajari tentang pemrosesan, pengarsipan, dan penyebaran informasi dengan menggunakan teknologi informasi dan alat lain yang berbasis komputer.
peranan pada perusahaan:
Setiap perusahaan memiliki manajemen yang memegang berbagai peranan penting yang menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk diwujudkan bersama. Ada banyak peran yang harus dimainkan / diperankan para manajer secara seimbang sehingga diperlukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan peran-peran tersebut.Manajemen yang baik haruslah berperan sesuai dengan situasi dan kondisi pada perusahaan atau organisasi. Menajemen yang tidak bisa menjalankan peran sesuai tuntutan perusahaan dapat membawa kegagalan.
Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer :
1. Peran Interpersonal
Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi ;
- Figurehead / Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.
- Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.
- Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.
2. Peran Informasi
Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi ;
- Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.
- Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.
- Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar.
3. Peran Pengambil Keputusan
Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ;
- Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.
- Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.
- Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.
- Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.
Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :
• Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.
• Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.
• Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik Perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.
1.2 Pemanfaatan teknologi informasi & komunikasi PT. KBN (Persero)
• Perusahaan sudah pemanfaatkan Teknologi Informasi dalam menunjang kegiatan operasional dan menunjang bisnis utama yaitu Properti dan Logistik.
• Perusahaan sudah memiliki aplikasi Teknologi Informasi yang terintegrasi, didukung sistem jaringan komputer transaksi terlaksana secara online dari Kantor Pusat hingga Unit Usaha sehingga dapat mengefisiensikan kegiatan operasional Perusahaan.
Pemanfaatan Teknologi Informasi yang sudah dilakukan dalam menunjang kegiatan operasional Perusahaan meliputi bidang-bidang sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Akuntansi dan Keuangan
2. Sistem Informasi Properti
3. Sistem Informasi Forwarding.
4. Sistem Informasi Pergudangan.
5. Sistem Informasi SDM
6. Sistem Informasi Poliklinik
7. Aplikasi Audit Internal (Pengawasan SPI)
8. Sistem Persediaan ATK/Cetakan
9. Sistem Inventarisasi Peralatan Kantor
10. Sistem Electronic Data Interchange (EDI) untuk pengiriman dokumen PEB
11. Website dan intranet.
ALIRAN PEMIKIRAN MANAJEMEN
Manajer kantor administratif mengikuti beberapa pendekatan manajemen fungsi informasi. Kantor yang efisien menunjukkan manajer perseptif yang memiliki kemampuan untuk melakukan perubahan. Manajer intuitif masih diperlukan karena mampu mengarahkan orang untuk mencapai sasaran perusahaan. Tapi tidak semua orang punya kemampuan intuisi. Sehingga mereka perlu mempelajari keahlian teknis, administratif dan personal untuk mengelola perusahaan.
Selama bertahun-tahun berbagai fungsi dalam proses manajemen telah melakukan klasifikasi pendekatan para ahli manajemen. Ada 3 aliran manajemen yaitu klasik, perilaku dan manajemen ilmiah. Masing-masing aliran memiliki pendekatan yang berbeda terhadap manajemen dan faktor penting dalam proses manajemen. Perbedaan telah mempengaruhi proses dan prinsip manajemen. Melalui aliran-aliran ini, mahasiswa manajemen kantor administratif menemukan prinsip yang dijadikan panduan dalam memahami konsep manajemen informasi.
Aliran Klasik
Revolusi industri membantu produksi barang secara massal dan menciptakan organisasi industri modern. Perusahaan baru kurang memahami masalah manajemen. Sehingga studi manajemen lebih banyak membahas masalah produksi. Ahli manajemen klasik menghubungkan antara manajemen dengan produksi. Aliran klasik percaya bahwa manajer harus berusaha meningkatkan efisiensi proses produksi.
Ada 2 pandangan teori manajemen klasik yaitu manajemen ilmiah dan manajemen total, yang akan dijelaskan sebagai berikut.
Manajemen ilmiah, ditujukan untuk memecahkan dua masalah utama : meningkatkan output rata-rata pekerja dan meningkatkan efisiensi manajemen. Manajemen ilmiah menggunakan akal dalam proses pengambilan keputusan. Semakin tinggi akal, masalah semakin dapat diatasi.
Metode ilmiah pemecahan masalah menggunakan logika dan langkah sistematis untuk atasi masalah yang efektif. Metode pemecahan masalah secara ilmiah, seperti dalam ilmu kimia atau fisika. Banyak tahap proses informasi menggunakan metode ilmiah untuk memecahkan masalah. Ini digunakan dalam analisa sistem, yang akan dibahas pada Bab 17.
Metode ilmiah pemecahan masalah kantor menggunakan langkah-langkah berikut :
Masalah harus dinyatakan dengan baik.
Informasi masalah harus dikumpulkan, dikelompokkan dan dianalisa.
Solusi sementara terhadap masalah (hipotesa) dikembangkan dan diuji keabsahannya.
Berdasarkan pengujian, dibuat modifikasi terhadap temuan dan kondisi baru, agar solusi bisa diterapkan.
Tindak lanjut dilakukan untuk melihat efektifitas solusi yang diberikan.
Frederick W. Taylor. Sebagai pionir studi fungsi produksi dan disebut Bapak Manajemen Ilmiah, tahun 1880, Taylor mengkaji standar kerja dan hubungan antara output dengan upah. Taylor lebih menekankan manajemen toko, daripada manajemen umum, serta melihat efisiensi pekerja dan manajer dalam produksi.
Taylor melihat setiap pekerja dimotivasi oleh kebutuhan finansial. Ia yakin pekerja membatasi outputnya karena takut dikeluarkan. Sehingga, Taylor menyarankan agar pekerja dididik untuk memahami bahwa pengorbanan ekonomi mereka akan mengurangi biaya produksi. Efektivitas pendapatnya adalah menempatkan pekerja dengan sistem upah perpotong, dengan menghasilkan banyak output maka gaji lebih banyak. Dasar pendekatan Taylor terhadap manajemen ilmiah adalah hanya ada satu cara terbaik untuk melakukan semua hal, baik menggunakan sekop maupun kertas.
Kontribusi Taylor meningkatkan efisiensi dan mengembangkan berbagai metode pelaksanaan konsep manajemen. Taylor memberi fungsi baru bagi manajer : mengganti metode aturan pokok dengan pertimbangan ilmiah untuk setiap pekerjaan; seleksi dan pelatihan ilmiah bagi pekerja; kerjasama antara manajer dan pekerja untuk menyelesaikan kerja dengan metode ilmiah; pembagian tanggung jawab yang seimbang antara manajer dan pekerja, dimana manajer merencanakan dan mengatur pekerjaan.
Frank dan Lilian Gilbrert. Awal 1900, mereka mengembangkan pemikiran manajemen ilmiah dengan menemukan alat dan teknik untuk membantu pekerja mengembangkan potensi melalui pelatihan, peralatan, lingkungan dan metode kerja. Prestasi mereka antara lain: menggunakan film untuk mempelajari dan memperbaiki gerakan; pengembangan bagan dan diagram untuk mendata proses dan pola; mempelajari bagian keletihan dan dampaknya pada kesehatan dan produktivitas; dan penerapan prinsip manajemen dan studi gerak untuk manajemen pribadi.
William H. Leffingwell. Disebut sebagai Bapak Manajemen Kantor, yang pertama menerapkan prinsip manajemen ilmiah untuk kantor. Bukunya, Manajemen Kantor Ilmiah, menjadi acuan studi modern dalam manajemen kantor. Lima Prinsip Kerja Efektif pada gambar 1-4 dikembangkan olehnya. Prinsip ini dapat dihubungkan dengan manajemen semua pekerjaan, dan mudah diterapkan di kantor. Setiap manajemen kantor harus merencanakan apa yang harus dilakukan dan bagaimana, kapan, dan dimana, serta oleh siapa (Prinsip 1). Dengan mengetahui rencana organisasi kantor dan pengembangan produk, manajer dapat mengkoordinasikan usaha semua pekerja, mesin dan informasi untuk menyusun jadwal kerja sesuai rencana (Prinsip 2). Selain itu, sistim operasional dan prosedur, penyimpanan data, metode pelaksanaan rencana dan pengukuran, serta tata letak untuk menyelesaikan kerja secara efektif yang harus dikembangkan (Prinsip 3 dan 4). Yang paling penting, manajer kantor harus memilih, melatih, memotivasi, mengkompensasi, dan mempromosikan pegawai sesuai kepentingan organisasi dan pegawai yang optimal (Prinsip 5).
Manajemen total, yang menekankan pendekatan menyeluruh terhadap masalah manajemen administratif, pengikut aliran ini mencari cara efektif untuk mengelola perusahaan.
Henry Fayol. Tahun 1949, bukunya Manajemen Umum dan Industri diterbitkan di Amerika. Fayol menerangkan konsep manajemen universal, mengembangkan teori manajemen komprehensif, dan menekankan perlunya pendidikan manajemen. Fayol yang pertama menyatakan prinsip manajemen yang menjadi panduan bagi koordinasi manajemen. Keberhasilannya sebagai manajer perusahaan tambang bukan karena kepemimpinan, tetapi karena penerapan prinsip administrasi yang dapat diajarkan kepada orang lain. Fayol menjelaskan 4 fungsi manajemen – perencanaan, pengorganisasian, komando, koordinasi, dan kontrol. Ia menekankan fungsi tersebut tidak hanya digunakan dalam bisnis, tetapi juga politik, agama, filantropis, militer, dan bidang lain. Tesisnya adalah karena semua perusahaan memerlukan manajemen, formulasi teori manajemen diperlukan untuk pendidikan manajemen yang efektif.
Mary Parker Follet, mengisi celah antara manajemen ilmiah Taylor dan psikologi sosial tahun 1920-an yang mempromosikan hubungan manusia yang lebih baik dalam industri. Melihat bahwa orang belum tahu cara hidup bersama, Follet mengembangkan konsep hidup asosiasi. Konsep ini menyatakan, bahwa organisasi kelompok merupakan metode baru dalam politik, dasar sistem industri masa depan, dan dasar tatanan internasional. Perkembangan baru manajemen dilihat Follet : perlunya mengurangi personalisasi wewenang dalam “hukum situasi”; penerapan ilmu perilaku pada masalah organisasi; menggunakan konflik yang konstruktif; psikologi kekuasaan; sifat komunikasi horisontal dan multi manajemen; dan tanggung jawab sosial manajemen.
Aliran klasik menekankan struktur dan hubungan formal dalam perusahaan. Dengan mengembangkan pengetahuan tentang situasi kerja, mereka tidak mengabaikan elemen manusia. Mereka mengembangkan ilmu tentang konsep yang menjadi dasar bagi organisasi.
Aliran Perilaku
Manajemen ilmiah masih menjadi dasar pemecahan masalah bisnis, tapi diiringi dengan perhatian terhadap unsur manusia dalam manajemen. Saat ini, pegawai lebih diutamakan daripada uang. Pegawai memiliki kebutuhan sosial dan psikologi, sama halnya dengan manajemen.
Minat terhadap unsur manusia dalam organisasi, manajer menggunakan dua pendekatan. Pendekatan hubungan manusia melihat pentingnya individu dalam sistem. Pendekatan ilmu perilaku menekankan hubungan antar pribadi dan tindakan demokrasi pada pekerja.
Pendekatan hubungan manusia. Tahun 1920-an dan 1930-an muncul gagasan bahwa orang penting dalam organisasi, karena mereka dapat mencapai sasaran organisasi. Pendekatan hubungan manusia dilakukan oleh peneliti Universitar Harvard antara tahun 1927-1932 terhadap pekerja wanita di perusahaan elektronik di Chicago. Ketua tim, Elton Mayo melakukan studi dampak lingkungan fisik seperti perubahan cahaya ditempat kerja terhadap produktivitas pegawai, hasilnya membingungkan. Ketika cahaya ditambah atau dikurangi, output tetap meningkat. Analisa menunjukkan bahwa motivasi pegawai bukan ditentukan oleh cahaya, tapi oleh perasaan dihargai. Hal ini penting bagi mereka untuk berkontribusi.
Mereka yang meneliti berbagai kondisi kerja seperti waktu istirahat, makan siang dan jam kerja; menggunakan wawancara untuk menentukan sikap; dan menganalisa organisasi sosial pekerja. Diketahui bahwa perubahan lingkungan kerja hanya sedikit pengaruhnya pada produktivitas kerja. Karena pekerja lebih merasa dihargai oleh manajemen. Karena manajemen meminta pendapat mereka tentang kondisi kerja, pekerja merasa hubungan mereka dengan manajemen lebih manusiawi. Pekerja merasa memiliki status dan dihormati. Penelitian ini menunjukkan upaya pekerja yang efektif terletak pada emosi dan kenyamanan fisik, penjelasan atas keputusan manajemen, dan tahu bahwa manajemen menghargai kerja mereka.
Studi Hawthorne menekankan faktor sosial dan psikologi baru dalam studi tentang pekerjaan. Hasil hubungan manusia adalah arah baru dalam studi manajemen perilaku.
Pendekatan Ilmu Perilaku. Teori Perilaku Klasik didasarkan pada kebutuhan tunggal, seperti teori Freud tentang dorongan nafsu dan konsep Jung tentang kebutuhan mengikuti ego seseorang. Ahli perilaku modern membuat daftar kebutuhan dari tiga (fisik, sosial, ego) sampai 15. Kebutuhan manusia tidak bisa dilihat, tetapi dapat dipelajari oleh ilmu perilaku manusia, dan diharapkan ada berbagai teori kebutuhan manusia dan berbagai sistem klasifikasinya.
Hierarki kebutuhan Maslow. Abraham Maslow mengembangkan teori motivasi manusia. Hierarki kebutuhan ada dalam gambar 1-5. Jika kebutuhan paling rendah terpuaskan mereka tidak termotivasi lagi, dan kebutuhan yang lebih tinggi menjadi dominan. Tapi, kebutuhan di tingkat yang lebih tinggi muncul, meski kebutuhan sebelumnya belum terpuaskan. Hanya sedikit orang yang tahu memenuhi kebutuhan yang lebih tinggi; hanya sedikit yang terwujud.
Manajer kantor administratif harus tahu kebutuhan setiap pekerja dan tidak boleh menggunakan satu pendekatan untuk memotivasi semua pekerja dalam mencapai sasaran organisasi. Manajer juga harus tahu bahwa kepuasan belum tentu memotivasi. Karena kebutuhan pegawai selalu bertambah.
Pandangan McGregor tentang Perilaku Pekerja. Sifat manusia sering diteliti. Manusia dianggap memiliki kemampuan kasih sayang, tapi tidak mau diatur. Manusia juga memiliki sifat buruk, dan perlu dikendalikan oleh masyarakat. Sifat manusia ini merupakan teori manajemen Douglas McGregor. Ia melihat cara manajer mengatur pekerja didasarkan asumsi Teori X dalam gambar 1-6. Asumsi lain disebut Teori Y, adalah penilaian mengatur pekerja yang lebih realistik.
Teori X kurang bersifat ilmiah. Bawahan dianggap tidak bertanggung jawab, egois dan malas. Manajer harus melakukan kontrol yang ketat. Teori Y mengkritik kontrol terhadap pekerja yang dilakukan peneliti. Teori ini menyatakan pekerja memiliki kebutuhan yang belum dipenuhi. Asumsi Teori Y menunjukkan potensi pekerja yang mendorong manajer menciptakan kondisi agar pekerja dapat mengembangkan diri.
Manajer kantor perseptif tahu bahwa pegawai sakit karena salah makan dan kerja mereka tidak efektif karena kebutuhan psikologis yang tidak dipenuhi. Karena manajer kantor bekerja dengan bawahan, mereka harus tahu pola perilaku pegawai. Perlu diciptakan kondisi agar pegawai dapat memenuhi kebutuhan dan meningkatkan produktivitas.
Teori Herzberg tentang Motivasi Kerja. Ada dua faktor lingkungan kerja – hygienis dan motivator. Ini menciptakan sikap positif terhadap pekerjaan dan fungsi motivator. Contoh motivator adalah perasaan perbaikan diri, prestasi, dan keinginan untuk memperoleh tanggung jawab yang lebih besar. Faktor hygienis terkait dengan produktivitas dalam pekerjaan, misalnya gaji, kondisi kerja, kebijakan perusahaan, dan kualitas pengawasan. Jika faktor hygienis tidak memadai, pekerja menjadi tidak puas. Tapi jika faktor hygienis ada, pekerja tidak termotivasi untuk produktif; sehingga perlu faktor motivator.
Perasaan positif yang timbul akibat kondisi kerja, seperti dukungan pimpinan dan kenaikan gaji, hanya sebentar. Jika pegawai sangat termotivasi dan merasa pekerjaannya menantang, mereka akan mentoleransi kekurangan faktor hygienis. Meski tidak dapat diabaikan, faktor hygienis tidak dapat membantu mencapai tujuan perusahaan. Tugas manajer kantor adalah meningkatkan motivator seperti prestasi, penghargaan, pekerjaan, tanggung jawab dan kemajuan, akan dibahas di Bab 3.
Aliran Manajemen Ilmiah
Pendekatan manajemen ilmiah untuk pengambilan keputusan mengunakan ketrampilan matematika dan teknik untuk mengatasi masalah keputusan. Pengambilan keputusan merupakan memilih diantara dua atau lebih tindakan. Memilih tindakan tersebut sangat rumit. Manajer aliran klasik menggunakan intuisi, perkiraan dan akal. Keputusan yang tepat didasarkan pada informasi yang baik. Keputusan ini dapat dilihat di gambar 1-7.
Manajemen ilmiah lahir pada Perang Dunia II yang membutuhkan metode pengumpulan informasi dalam pembuatan keputusan. Manajemen ilmiah terus berkembang dengan kemajuan teknologi komputer, yang digunakan untuk masalah produksi. Saat ini manajer membuat keputusan dalam situasi yang tidak pasti. Selama ini, akal digunakan dalam membuat keputusan. Teknologi membantu manajer mengumpulkan data dan menganalisanya. Contoh metode ilmiah adalah analisa faktor (misalnya untuk menentukan media iklan), program linear, teori antrian (mempelajari perilaku antrian di supermarket), dan teori permainan (seperti studi interaksi pesaing dalam industri). Banyak teknik pengambilan keputusan diatas menggunakan matematika tinggi, dan tergantung pada kemampuan kalkulasi dan akurasi komputer. Mahasiswa manajemen kantor administratif harus memahami pendekatan ilmiah untuk pengambilan keputusan, karena teknik ini digunakan oleh para manajer.
Dalam perspektif yang lebih sederhana, Morgan (1996 : 156) mengemukakan tiga macam peran pemimpin yang disebutnya dengan “3A”, yakni alighting (menyalakan semangat pekerja dengan tujuan individunya), aligning (menggabungkan tujuan individu dengan tujuan organisasi sehingga setiap orang menuju kearah yang sama), serta allowing (memberikan keleluasaan kepada pekerja untuk menantang dan mengubah cara mereka bekerja).
Manager:Seseorang yang bekerjadengan dan melaluiorang lain,mengkoordinir aktifitaskerja mereka untukmencapai suatu tujuanorganisasi.
PERAN MANAJEMEN, menurut Henry Mintzberg
1.Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari :
= figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasi untuk kegiatan2 diluar organisasi.
=pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan- bawahannya.
= penghubung (liaison) : manajer menghubungkan personal2 di semua tingkatan manajemen.
2.Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan2 tentang informasi yg dimilikinya.
3.Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.
Keahlian Manajer : Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, manajerlain ditingkat yang sama, dan dengan orang-orang diluar perusahaan. Mereka juga memecahkan masalah dengan membuat perubahan-perubahan pada operasi perusahan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.
KESIMPULAN
Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi saat ini, dimana segala kegiatan dalam kehidupan sehari-hari akan berbasis komputer. Maka dalam suatu instansi Komputer merupakan bahan kebutuhan dalam menciptakan dan memperoleh serta memproses suatu sistem informasi yang setiap saat selalu berkembang. Oleh karena itu setiap orang harus mampu berupaya mengikuti arus informasi yang berkembang di dunia teknologi ini.
Pada instasni perusahaan manapun saat ini pastilah menggunakan Sistem Informasi Manajemen yaitu sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan.
Mata kuliah ini juga menuntun mahasiswa untuk dapat memperoleh pemahaman yang diperlukan mengenai sistem informasi, bagaimana pengaruhnya terhadap organisasi, pemilihan sistem informasi yang tepat bagi organisasi dan peran sistem informasi dalam menciptakan competitive advantage bagi perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Buku Manajemen Sistem Informasi,Zulkifli A M
http://comes.umy.ac.id
http://materibelajar.wordpress.com
http://www.ilmukomputer.com
http://hardiyansyah-ahmad.blogspot.com
http://nazlahanum.blogspot.com
http://lizanda.wordpress.com
http://www.pustakaskripsi.com
http://id.wikipedia.org/wiki
http://www.elvinmiradi.com
http://www.teukuiwan.co.cc
http://profile.palcomtech.com
Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Namun selain itu, beberapa ahli seperti Follet menganggap manajemen adalah sebuah seni. Hal ini disebabkan oleh kepemimpinan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan sulit dipelajari.
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.
Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.
PEMBAHASAN
KONSEP MANAJEMEN INFORMASI
Bagi banyak orang, kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik, sekretaris, arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor dan manajer. Latar di atas sering melibatkan produk fisik – surat, memorandum, dan laporan yang ditulis; pernyataan dan nota yang disiapkan; catatan dan rekaman; lemari berkas yang berisi salinan arsip. Kantor ini ada wujudnya, tapi bagi mahasiswa manajemen perkantoran administratif, ini merupakan gambaran umum sebuah kantor.
Berbeda dengan kantor dulu, dunia kantor sekarang terus berkembang. Latarnya lebih luas, tergantung pada sistem mesin elektronik yang mempengaruhi organisasi. Dunia kantor baru, tidak menekankan pada data atau formulir, tapi pada informasi. Bukan pada mesin, tapi pada sistem dimana mesin dan pegawai berfungsi.
Manajemen kantor administratif, mirip dengan manajemen informasi, menjadi bidang kerja dinamis yang terdiri dari sistem administrasi, proses data, reprografis, proses kata, manajemen data, telekomunikasi dan mikrografis. Perubahan yang membawa pandangan baru dunia kantor memberi spesialisasi untuk banyak pekerja dan perlunya manajer kantor administrasi yang memiliki pengetahuan yang luas.
FUNGSI MANAJEMEN KANTOR ADMINISTRATIF
Manajemen juga berlaku pada manajemen fungsi kantor. Manajer kantor bertanggung jawab merencanakan, mengorganisasi dan mengotrol semua kegiatan perusahaan dan mengarahkan orang untuk mencapai tujuan perusahaan.
Fungsi manajemen kantor terbatas pada layanan berkas dan pegawai. Adanya perkembangan zaman dan metode informasi muncul tuntutan agar informasi dan krputusan dilakukan lebih cepat. Manajemen mulai tergantung pada kekuatan kantor karena teknologi komunikasi dan komputer memberi kekuatan proses informasi kepada kantor yang lebih besar. Konsep ”kantor satu departemen” memperluas konsep manajemen administratif yang lebih terpusat.
Selama awal 1960-an, fungsi kantor menjadi manajemen informasi. Konsep ini memberi tanggung jawab yang luas untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menelusuri, dan distribusi informasi. Di bab 2, kegiatan ini mewakili sistem prosedur pengolahan siklus informasi; dan jika dilakukan dengan baik, menjadi bidang studi. Sehingga, sistem informasi menjadi disiplin akademik yang muncul dari penerapan teknologi informasi. Tugas kantor lama seperti komunikasi lisan dan tulisan, mengolah dan melaporkan, penyimpanan data, akunting, dan pemberkasan masih ada, tapi diperbarui.
Lingkup dan tanggung jawab manajemen kantor administratif dalam buku ini menganalisa setiap fungsi manajerial yang ada dalam kegiatan kantor. Urutan – merencanakan, mengorganisir, mearahkan dan mengarahkan – fungsi ini diringkas pada gambar 1-2.
Peran Manajer Kantor Administratif
Sebagai pihak utama dalam pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penelusuran, dan distribusi informasi, manajemen kantor administratif berperan penting dalam proses pembuatan keputusan. Tugas manajer adalah pengambil keputusan, dengan biaya rendah, dengan informasi yang akurat, dapat diakses, dan berguna.
Tidak ada manajer yang memiliki tanggung jawab yang sama. Di satu perusahaan, manajer kantor menjadi akuntan, yang mengawasi korespondesi, surat, berkas, dan administrasi umum. Di perusahan lain, manajer kantor bertanggung jawab sebagai manajer personalia atau manajer kredit dengan berbagai tugas pengawasan. Di perusahaan lain, manajer kantor menjadi eksekutif yang bertanggung jawab memberikan layanan bagi semua divisi, berupa surat, manajemen arsip, proses kata, layanan kurir, telekomunikasi dan pemeliharaan kantor.
Meski memiliki tanggung jawab berbeda, hampir semua manajer melakukan kegiatan yang sama. Dalam studi analisa peran manajer kantor, Schmidt dan Lappe menemukan dari semua manajer kantor yang disurvey, 3 kegiatan yang sering dilakukan adalah merekrut pegawai, analisa pekerjaan dan komunikasi tertulis (surat dan laporan). Temuan yang sama diperoleh dalam studi oleh Smith dan Warner yang menemukan bahwa manajer kantor sering melakukan komunikasi lisan dan tulisan, dan lisan dua kali lebih sering dibanding tulisan. Smith dan Warner juga menemukan bahwa banyak waktu manajer kantor digunakan untuk hubungan personalia – merekrut, melatih dan mempromosikan pegawai – dan dalam sistem analisa.
Perbedaan tanggung jawab manajer kantor disebabkan beberapa faktor, antara lain ukuran organisasi, di perusahaan besar yang mayoritas outputnya adalah pengolahan informasi, volume layanan sangat besar sehingga memerlukan pengawasan manajer kantor. Sebaliknya di perusahaan kecil, staf pabrik maerupakan sumber kegiatan bisnis utama, kegiatan layanan kantor dapat dilakukan oleh akuntan, pengawas, bendahara, manajer kredit, atau manajer personalia.
Manajer kantor bergabung dalam berbagai organisasi profesionis, seperti Asosiasi Manajemen Pengolahan Data, Asosiasi Manajemen dan Administrator Data, dan sebagainya. Organisasi ini beranggotakan orang-orang yang bekerja di bidang manajemen kantor adminitratif. Organisasi ini mengembangkan pengetahuan dan teknik manajemen. Pada tahun 1970, dibuat program sertifikasi manajer administratif. Kandidatnya terbuka untuk semua pegawai manajemen, untuk menjadi anggota harus memenuhi 5 standar : (1) lulus ujuan sertifikasi C.A.M yang terdiri dari manajemen personalia, manajemen keuangan, kontrol dan ekonomi, layanan administratif, dan sistem manajemen informasi, (2) berpengalaman di tingkat manajemen administratif selama 2 tahun, (3) menyerahkan referensi dari orang terkemuka, (4) memberikan bukti kemampuan memimpin, dan (5) menunjukkan bukti keahlian komunikasi. Program sertifikasi ini untuk memperluas cakupan dan tanggung jawab manajer di perkantoran modern.
Manajemen Informasi Masa Depan
Dimensi baru fungsi manajemen adalah proses mengubah informasi menjadi aksi. Semua tingkat manajerial ingin memperbaiki rasionalitas keputusan yang didasarkan pada informasi yang andal. Faktor ekonomi era 1970-an dan proyeksi kegiatan abad 20 berpengaruh pada dimensi baru ini.
Menurut Dinas Tenaga Kerja tahun 1985, penduduk Amerika Serikat mengalami peningkatan dibanding tahun 1972. Angkatan kerja juga meningkat dibanding sebelumnya. Tingkat pengangguran diharapkan turun. Periode 1972-1985, GNP mengalami peningkatan, ketika tingkat inflasi turun sampai 8,3% tahun 1985. Belanja pemerintah juga mengalami peningkatan.
Meningkatnya penduduk, angkatan kerja, pendapatan masyarakat, menyebabkan pernintaan terhadap barang dan jasa bertambah. Meningkatnya belanja pemerintah, memerlukan lebih banyak komunikasi, lebih banyak administrasi, lebih banyak konsumsi energi, dan lebih banyak pajak dan regulasi; singkatnya, lebih banyak informasi. Lingkup pengambilan keputusan lebih bersifat internasional, keputusan menjadi lebih rumit. Karena terlalu banyak fakta dan data dalam proses keputusan, menimbulkan kebingungan dan kekacauan. Kebutuhan masa depan bukan informasi, tapi penanganan informasi. Seseorang harus dapat memberikan informasi yang dapat memecahkan masalah. Peran manajer informasi dalam sistem masa depan menjadi sangat penting karena penggunaan komputer canggih untuk distribusi informasi dan intelijen.
Tahun 1980-an, manajemen dipimpin oleh presiden dan eksekutif yang melapor pada presiden, dibantu 3 wakil presiden, salah satunya wakil presiden bidang informasi. Wakil presiden ini bertanggung jawab mengelola pusat komputer, arus informasi, manajemen kantor, program kesehatan, pelatihan, humas, dan litbang. Manajer informasi dan fungsi informasi mulai berkembang di perusahaan besar. Selain ahli di bidang administrasi manajemen, manajer informasi harus memiliki keahlian dan pengalaman sebagai analis informasi, ahli manajemen data, manajer proses data, dan ahli komunikasi. Manajer harus mengetahui konsep dan sistem mesin, kemampuan konseptual untuk mengatur, keahlian menangani pegawai dalam team informasi. Posisi ini memerlukan pengalaman dan pendidikan untuk mengatur fungsi informasi dalam perusahaan.
Manajer kantor administratif selalu menjadi manajer informasi. Ia bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem yang baik, pegawai yang efisien, dan peralatan yang andal. Adanya alat, program dan sistem teknologi baru, menjadikan tangung jawab manajer meluas ke seluruh perusahaan, sehingga informasi dapat ditemukan dimana-mana.
Konsep sistem informasi manajemen menggabungkan semua fungsi informasi perusahaan dalam suatu jaringan informasi. Jaringan ini ada pada gambar 1-3 dimana fungsi koordinasi (pusat informasi) merupakan pusat intelijen atau basis data organisasi. Jaringan ini secara teori memberi akses ke semua data dan informasi dalam perusahaan. Jaringan ini menggabungkan sumber informasi tentang pelanggan, sumber pasokan dan info produk, serta informasi keuangan dan pasar. Informasi tersebut diperoleh dari lingkungan eksternal dan dimasukkan ke lingkungan internal. Fungsi informasi ini dikelola dalam sistem informasi terpusat di banyak perusahaan besar dan badan pemerintahan. Sistem ini kompleks, melibatkan posisi baru, peralatan baru, dan reorganisasi, yang direncanakan dalam beberapa tahap selama bertahun-tahun.
Dalam ruang lingkup yang lebih luas, informatika meliputi beberapa aspek:
ilmu informasi yang mempelajari tentang cara pengumpulan, klasifikasi, manipulasi penyimpanan, pengaksesan, dan penyebarluasan informasi untuk keperluan sosial dan kemasyarakatan secara menyeluruhilmu komputer dan teknik komputer yang mempelajari tentang pemrosesan, pengarsipan, dan penyebaran informasi dengan menggunakan teknologi informasi dan alat lain yang berbasis komputer.
peranan pada perusahaan:
Setiap perusahaan memiliki manajemen yang memegang berbagai peranan penting yang menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk diwujudkan bersama. Ada banyak peran yang harus dimainkan / diperankan para manajer secara seimbang sehingga diperlukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan peran-peran tersebut.Manajemen yang baik haruslah berperan sesuai dengan situasi dan kondisi pada perusahaan atau organisasi. Menajemen yang tidak bisa menjalankan peran sesuai tuntutan perusahaan dapat membawa kegagalan.
Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer :
1. Peran Interpersonal
Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi ;
- Figurehead / Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.
- Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.
- Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.
2. Peran Informasi
Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi ;
- Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.
- Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.
- Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar.
3. Peran Pengambil Keputusan
Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ;
- Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.
- Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.
- Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.
- Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.
Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :
• Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.
• Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.
• Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik Perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.
1.2 Pemanfaatan teknologi informasi & komunikasi PT. KBN (Persero)
• Perusahaan sudah pemanfaatkan Teknologi Informasi dalam menunjang kegiatan operasional dan menunjang bisnis utama yaitu Properti dan Logistik.
• Perusahaan sudah memiliki aplikasi Teknologi Informasi yang terintegrasi, didukung sistem jaringan komputer transaksi terlaksana secara online dari Kantor Pusat hingga Unit Usaha sehingga dapat mengefisiensikan kegiatan operasional Perusahaan.
Pemanfaatan Teknologi Informasi yang sudah dilakukan dalam menunjang kegiatan operasional Perusahaan meliputi bidang-bidang sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Akuntansi dan Keuangan
2. Sistem Informasi Properti
3. Sistem Informasi Forwarding.
4. Sistem Informasi Pergudangan.
5. Sistem Informasi SDM
6. Sistem Informasi Poliklinik
7. Aplikasi Audit Internal (Pengawasan SPI)
8. Sistem Persediaan ATK/Cetakan
9. Sistem Inventarisasi Peralatan Kantor
10. Sistem Electronic Data Interchange (EDI) untuk pengiriman dokumen PEB
11. Website dan intranet.
ALIRAN PEMIKIRAN MANAJEMEN
Manajer kantor administratif mengikuti beberapa pendekatan manajemen fungsi informasi. Kantor yang efisien menunjukkan manajer perseptif yang memiliki kemampuan untuk melakukan perubahan. Manajer intuitif masih diperlukan karena mampu mengarahkan orang untuk mencapai sasaran perusahaan. Tapi tidak semua orang punya kemampuan intuisi. Sehingga mereka perlu mempelajari keahlian teknis, administratif dan personal untuk mengelola perusahaan.
Selama bertahun-tahun berbagai fungsi dalam proses manajemen telah melakukan klasifikasi pendekatan para ahli manajemen. Ada 3 aliran manajemen yaitu klasik, perilaku dan manajemen ilmiah. Masing-masing aliran memiliki pendekatan yang berbeda terhadap manajemen dan faktor penting dalam proses manajemen. Perbedaan telah mempengaruhi proses dan prinsip manajemen. Melalui aliran-aliran ini, mahasiswa manajemen kantor administratif menemukan prinsip yang dijadikan panduan dalam memahami konsep manajemen informasi.
Aliran Klasik
Revolusi industri membantu produksi barang secara massal dan menciptakan organisasi industri modern. Perusahaan baru kurang memahami masalah manajemen. Sehingga studi manajemen lebih banyak membahas masalah produksi. Ahli manajemen klasik menghubungkan antara manajemen dengan produksi. Aliran klasik percaya bahwa manajer harus berusaha meningkatkan efisiensi proses produksi.
Ada 2 pandangan teori manajemen klasik yaitu manajemen ilmiah dan manajemen total, yang akan dijelaskan sebagai berikut.
Manajemen ilmiah, ditujukan untuk memecahkan dua masalah utama : meningkatkan output rata-rata pekerja dan meningkatkan efisiensi manajemen. Manajemen ilmiah menggunakan akal dalam proses pengambilan keputusan. Semakin tinggi akal, masalah semakin dapat diatasi.
Metode ilmiah pemecahan masalah menggunakan logika dan langkah sistematis untuk atasi masalah yang efektif. Metode pemecahan masalah secara ilmiah, seperti dalam ilmu kimia atau fisika. Banyak tahap proses informasi menggunakan metode ilmiah untuk memecahkan masalah. Ini digunakan dalam analisa sistem, yang akan dibahas pada Bab 17.
Metode ilmiah pemecahan masalah kantor menggunakan langkah-langkah berikut :
Masalah harus dinyatakan dengan baik.
Informasi masalah harus dikumpulkan, dikelompokkan dan dianalisa.
Solusi sementara terhadap masalah (hipotesa) dikembangkan dan diuji keabsahannya.
Berdasarkan pengujian, dibuat modifikasi terhadap temuan dan kondisi baru, agar solusi bisa diterapkan.
Tindak lanjut dilakukan untuk melihat efektifitas solusi yang diberikan.
Frederick W. Taylor. Sebagai pionir studi fungsi produksi dan disebut Bapak Manajemen Ilmiah, tahun 1880, Taylor mengkaji standar kerja dan hubungan antara output dengan upah. Taylor lebih menekankan manajemen toko, daripada manajemen umum, serta melihat efisiensi pekerja dan manajer dalam produksi.
Taylor melihat setiap pekerja dimotivasi oleh kebutuhan finansial. Ia yakin pekerja membatasi outputnya karena takut dikeluarkan. Sehingga, Taylor menyarankan agar pekerja dididik untuk memahami bahwa pengorbanan ekonomi mereka akan mengurangi biaya produksi. Efektivitas pendapatnya adalah menempatkan pekerja dengan sistem upah perpotong, dengan menghasilkan banyak output maka gaji lebih banyak. Dasar pendekatan Taylor terhadap manajemen ilmiah adalah hanya ada satu cara terbaik untuk melakukan semua hal, baik menggunakan sekop maupun kertas.
Kontribusi Taylor meningkatkan efisiensi dan mengembangkan berbagai metode pelaksanaan konsep manajemen. Taylor memberi fungsi baru bagi manajer : mengganti metode aturan pokok dengan pertimbangan ilmiah untuk setiap pekerjaan; seleksi dan pelatihan ilmiah bagi pekerja; kerjasama antara manajer dan pekerja untuk menyelesaikan kerja dengan metode ilmiah; pembagian tanggung jawab yang seimbang antara manajer dan pekerja, dimana manajer merencanakan dan mengatur pekerjaan.
Frank dan Lilian Gilbrert. Awal 1900, mereka mengembangkan pemikiran manajemen ilmiah dengan menemukan alat dan teknik untuk membantu pekerja mengembangkan potensi melalui pelatihan, peralatan, lingkungan dan metode kerja. Prestasi mereka antara lain: menggunakan film untuk mempelajari dan memperbaiki gerakan; pengembangan bagan dan diagram untuk mendata proses dan pola; mempelajari bagian keletihan dan dampaknya pada kesehatan dan produktivitas; dan penerapan prinsip manajemen dan studi gerak untuk manajemen pribadi.
William H. Leffingwell. Disebut sebagai Bapak Manajemen Kantor, yang pertama menerapkan prinsip manajemen ilmiah untuk kantor. Bukunya, Manajemen Kantor Ilmiah, menjadi acuan studi modern dalam manajemen kantor. Lima Prinsip Kerja Efektif pada gambar 1-4 dikembangkan olehnya. Prinsip ini dapat dihubungkan dengan manajemen semua pekerjaan, dan mudah diterapkan di kantor. Setiap manajemen kantor harus merencanakan apa yang harus dilakukan dan bagaimana, kapan, dan dimana, serta oleh siapa (Prinsip 1). Dengan mengetahui rencana organisasi kantor dan pengembangan produk, manajer dapat mengkoordinasikan usaha semua pekerja, mesin dan informasi untuk menyusun jadwal kerja sesuai rencana (Prinsip 2). Selain itu, sistim operasional dan prosedur, penyimpanan data, metode pelaksanaan rencana dan pengukuran, serta tata letak untuk menyelesaikan kerja secara efektif yang harus dikembangkan (Prinsip 3 dan 4). Yang paling penting, manajer kantor harus memilih, melatih, memotivasi, mengkompensasi, dan mempromosikan pegawai sesuai kepentingan organisasi dan pegawai yang optimal (Prinsip 5).
Manajemen total, yang menekankan pendekatan menyeluruh terhadap masalah manajemen administratif, pengikut aliran ini mencari cara efektif untuk mengelola perusahaan.
Henry Fayol. Tahun 1949, bukunya Manajemen Umum dan Industri diterbitkan di Amerika. Fayol menerangkan konsep manajemen universal, mengembangkan teori manajemen komprehensif, dan menekankan perlunya pendidikan manajemen. Fayol yang pertama menyatakan prinsip manajemen yang menjadi panduan bagi koordinasi manajemen. Keberhasilannya sebagai manajer perusahaan tambang bukan karena kepemimpinan, tetapi karena penerapan prinsip administrasi yang dapat diajarkan kepada orang lain. Fayol menjelaskan 4 fungsi manajemen – perencanaan, pengorganisasian, komando, koordinasi, dan kontrol. Ia menekankan fungsi tersebut tidak hanya digunakan dalam bisnis, tetapi juga politik, agama, filantropis, militer, dan bidang lain. Tesisnya adalah karena semua perusahaan memerlukan manajemen, formulasi teori manajemen diperlukan untuk pendidikan manajemen yang efektif.
Mary Parker Follet, mengisi celah antara manajemen ilmiah Taylor dan psikologi sosial tahun 1920-an yang mempromosikan hubungan manusia yang lebih baik dalam industri. Melihat bahwa orang belum tahu cara hidup bersama, Follet mengembangkan konsep hidup asosiasi. Konsep ini menyatakan, bahwa organisasi kelompok merupakan metode baru dalam politik, dasar sistem industri masa depan, dan dasar tatanan internasional. Perkembangan baru manajemen dilihat Follet : perlunya mengurangi personalisasi wewenang dalam “hukum situasi”; penerapan ilmu perilaku pada masalah organisasi; menggunakan konflik yang konstruktif; psikologi kekuasaan; sifat komunikasi horisontal dan multi manajemen; dan tanggung jawab sosial manajemen.
Aliran klasik menekankan struktur dan hubungan formal dalam perusahaan. Dengan mengembangkan pengetahuan tentang situasi kerja, mereka tidak mengabaikan elemen manusia. Mereka mengembangkan ilmu tentang konsep yang menjadi dasar bagi organisasi.
Aliran Perilaku
Manajemen ilmiah masih menjadi dasar pemecahan masalah bisnis, tapi diiringi dengan perhatian terhadap unsur manusia dalam manajemen. Saat ini, pegawai lebih diutamakan daripada uang. Pegawai memiliki kebutuhan sosial dan psikologi, sama halnya dengan manajemen.
Minat terhadap unsur manusia dalam organisasi, manajer menggunakan dua pendekatan. Pendekatan hubungan manusia melihat pentingnya individu dalam sistem. Pendekatan ilmu perilaku menekankan hubungan antar pribadi dan tindakan demokrasi pada pekerja.
Pendekatan hubungan manusia. Tahun 1920-an dan 1930-an muncul gagasan bahwa orang penting dalam organisasi, karena mereka dapat mencapai sasaran organisasi. Pendekatan hubungan manusia dilakukan oleh peneliti Universitar Harvard antara tahun 1927-1932 terhadap pekerja wanita di perusahaan elektronik di Chicago. Ketua tim, Elton Mayo melakukan studi dampak lingkungan fisik seperti perubahan cahaya ditempat kerja terhadap produktivitas pegawai, hasilnya membingungkan. Ketika cahaya ditambah atau dikurangi, output tetap meningkat. Analisa menunjukkan bahwa motivasi pegawai bukan ditentukan oleh cahaya, tapi oleh perasaan dihargai. Hal ini penting bagi mereka untuk berkontribusi.
Mereka yang meneliti berbagai kondisi kerja seperti waktu istirahat, makan siang dan jam kerja; menggunakan wawancara untuk menentukan sikap; dan menganalisa organisasi sosial pekerja. Diketahui bahwa perubahan lingkungan kerja hanya sedikit pengaruhnya pada produktivitas kerja. Karena pekerja lebih merasa dihargai oleh manajemen. Karena manajemen meminta pendapat mereka tentang kondisi kerja, pekerja merasa hubungan mereka dengan manajemen lebih manusiawi. Pekerja merasa memiliki status dan dihormati. Penelitian ini menunjukkan upaya pekerja yang efektif terletak pada emosi dan kenyamanan fisik, penjelasan atas keputusan manajemen, dan tahu bahwa manajemen menghargai kerja mereka.
Studi Hawthorne menekankan faktor sosial dan psikologi baru dalam studi tentang pekerjaan. Hasil hubungan manusia adalah arah baru dalam studi manajemen perilaku.
Pendekatan Ilmu Perilaku. Teori Perilaku Klasik didasarkan pada kebutuhan tunggal, seperti teori Freud tentang dorongan nafsu dan konsep Jung tentang kebutuhan mengikuti ego seseorang. Ahli perilaku modern membuat daftar kebutuhan dari tiga (fisik, sosial, ego) sampai 15. Kebutuhan manusia tidak bisa dilihat, tetapi dapat dipelajari oleh ilmu perilaku manusia, dan diharapkan ada berbagai teori kebutuhan manusia dan berbagai sistem klasifikasinya.
Hierarki kebutuhan Maslow. Abraham Maslow mengembangkan teori motivasi manusia. Hierarki kebutuhan ada dalam gambar 1-5. Jika kebutuhan paling rendah terpuaskan mereka tidak termotivasi lagi, dan kebutuhan yang lebih tinggi menjadi dominan. Tapi, kebutuhan di tingkat yang lebih tinggi muncul, meski kebutuhan sebelumnya belum terpuaskan. Hanya sedikit orang yang tahu memenuhi kebutuhan yang lebih tinggi; hanya sedikit yang terwujud.
Manajer kantor administratif harus tahu kebutuhan setiap pekerja dan tidak boleh menggunakan satu pendekatan untuk memotivasi semua pekerja dalam mencapai sasaran organisasi. Manajer juga harus tahu bahwa kepuasan belum tentu memotivasi. Karena kebutuhan pegawai selalu bertambah.
Pandangan McGregor tentang Perilaku Pekerja. Sifat manusia sering diteliti. Manusia dianggap memiliki kemampuan kasih sayang, tapi tidak mau diatur. Manusia juga memiliki sifat buruk, dan perlu dikendalikan oleh masyarakat. Sifat manusia ini merupakan teori manajemen Douglas McGregor. Ia melihat cara manajer mengatur pekerja didasarkan asumsi Teori X dalam gambar 1-6. Asumsi lain disebut Teori Y, adalah penilaian mengatur pekerja yang lebih realistik.
Teori X kurang bersifat ilmiah. Bawahan dianggap tidak bertanggung jawab, egois dan malas. Manajer harus melakukan kontrol yang ketat. Teori Y mengkritik kontrol terhadap pekerja yang dilakukan peneliti. Teori ini menyatakan pekerja memiliki kebutuhan yang belum dipenuhi. Asumsi Teori Y menunjukkan potensi pekerja yang mendorong manajer menciptakan kondisi agar pekerja dapat mengembangkan diri.
Manajer kantor perseptif tahu bahwa pegawai sakit karena salah makan dan kerja mereka tidak efektif karena kebutuhan psikologis yang tidak dipenuhi. Karena manajer kantor bekerja dengan bawahan, mereka harus tahu pola perilaku pegawai. Perlu diciptakan kondisi agar pegawai dapat memenuhi kebutuhan dan meningkatkan produktivitas.
Teori Herzberg tentang Motivasi Kerja. Ada dua faktor lingkungan kerja – hygienis dan motivator. Ini menciptakan sikap positif terhadap pekerjaan dan fungsi motivator. Contoh motivator adalah perasaan perbaikan diri, prestasi, dan keinginan untuk memperoleh tanggung jawab yang lebih besar. Faktor hygienis terkait dengan produktivitas dalam pekerjaan, misalnya gaji, kondisi kerja, kebijakan perusahaan, dan kualitas pengawasan. Jika faktor hygienis tidak memadai, pekerja menjadi tidak puas. Tapi jika faktor hygienis ada, pekerja tidak termotivasi untuk produktif; sehingga perlu faktor motivator.
Perasaan positif yang timbul akibat kondisi kerja, seperti dukungan pimpinan dan kenaikan gaji, hanya sebentar. Jika pegawai sangat termotivasi dan merasa pekerjaannya menantang, mereka akan mentoleransi kekurangan faktor hygienis. Meski tidak dapat diabaikan, faktor hygienis tidak dapat membantu mencapai tujuan perusahaan. Tugas manajer kantor adalah meningkatkan motivator seperti prestasi, penghargaan, pekerjaan, tanggung jawab dan kemajuan, akan dibahas di Bab 3.
Aliran Manajemen Ilmiah
Pendekatan manajemen ilmiah untuk pengambilan keputusan mengunakan ketrampilan matematika dan teknik untuk mengatasi masalah keputusan. Pengambilan keputusan merupakan memilih diantara dua atau lebih tindakan. Memilih tindakan tersebut sangat rumit. Manajer aliran klasik menggunakan intuisi, perkiraan dan akal. Keputusan yang tepat didasarkan pada informasi yang baik. Keputusan ini dapat dilihat di gambar 1-7.
Manajemen ilmiah lahir pada Perang Dunia II yang membutuhkan metode pengumpulan informasi dalam pembuatan keputusan. Manajemen ilmiah terus berkembang dengan kemajuan teknologi komputer, yang digunakan untuk masalah produksi. Saat ini manajer membuat keputusan dalam situasi yang tidak pasti. Selama ini, akal digunakan dalam membuat keputusan. Teknologi membantu manajer mengumpulkan data dan menganalisanya. Contoh metode ilmiah adalah analisa faktor (misalnya untuk menentukan media iklan), program linear, teori antrian (mempelajari perilaku antrian di supermarket), dan teori permainan (seperti studi interaksi pesaing dalam industri). Banyak teknik pengambilan keputusan diatas menggunakan matematika tinggi, dan tergantung pada kemampuan kalkulasi dan akurasi komputer. Mahasiswa manajemen kantor administratif harus memahami pendekatan ilmiah untuk pengambilan keputusan, karena teknik ini digunakan oleh para manajer.
Dalam perspektif yang lebih sederhana, Morgan (1996 : 156) mengemukakan tiga macam peran pemimpin yang disebutnya dengan “3A”, yakni alighting (menyalakan semangat pekerja dengan tujuan individunya), aligning (menggabungkan tujuan individu dengan tujuan organisasi sehingga setiap orang menuju kearah yang sama), serta allowing (memberikan keleluasaan kepada pekerja untuk menantang dan mengubah cara mereka bekerja).
Manager:Seseorang yang bekerjadengan dan melaluiorang lain,mengkoordinir aktifitaskerja mereka untukmencapai suatu tujuanorganisasi.
PERAN MANAJEMEN, menurut Henry Mintzberg
1.Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari :
= figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasi untuk kegiatan2 diluar organisasi.
=pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan- bawahannya.
= penghubung (liaison) : manajer menghubungkan personal2 di semua tingkatan manajemen.
2.Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan2 tentang informasi yg dimilikinya.
3.Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.
Keahlian Manajer : Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, manajerlain ditingkat yang sama, dan dengan orang-orang diluar perusahaan. Mereka juga memecahkan masalah dengan membuat perubahan-perubahan pada operasi perusahan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.
KESIMPULAN
Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi saat ini, dimana segala kegiatan dalam kehidupan sehari-hari akan berbasis komputer. Maka dalam suatu instansi Komputer merupakan bahan kebutuhan dalam menciptakan dan memperoleh serta memproses suatu sistem informasi yang setiap saat selalu berkembang. Oleh karena itu setiap orang harus mampu berupaya mengikuti arus informasi yang berkembang di dunia teknologi ini.
Pada instasni perusahaan manapun saat ini pastilah menggunakan Sistem Informasi Manajemen yaitu sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan.
Mata kuliah ini juga menuntun mahasiswa untuk dapat memperoleh pemahaman yang diperlukan mengenai sistem informasi, bagaimana pengaruhnya terhadap organisasi, pemilihan sistem informasi yang tepat bagi organisasi dan peran sistem informasi dalam menciptakan competitive advantage bagi perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Buku Manajemen Sistem Informasi,Zulkifli A M
http://comes.umy.ac.id
http://materibelajar.wordpress.com
http://www.ilmukomputer.com
http://hardiyansyah-ahmad.blogspot.com
http://nazlahanum.blogspot.com
http://lizanda.wordpress.com
http://www.pustakaskripsi.com
http://id.wikipedia.org/wiki
http://www.elvinmiradi.com
http://www.teukuiwan.co.cc
http://profile.palcomtech.com
Langganan:
Postingan (Atom)